Paul Kruse wollte Klarheit im Büro. Die gemeinsam mit Bruder Heinrich geführte Schweinezucht und Schweinemast ist organisatorisch auf sechs Standorte verteilt. „Mein Ziel war es, einfach weniger suchen zu müssen“, sagt Kruse. Eine gemeinsame Bürokraft zu beschäftigen, die dann über das digitale Büro erst richtig effektiv für die Betriebe von Paul und Heinrich Kruse arbeiten kann, das war ein großes Ziel. „Wir sind ein moderner Betrieb und gut organisiert, aber bei der Dokumentenablage habe ich zu viel Zeit verloren.“ Ein guter Freund gab ihm den Tipp, gleich ganze Sache zu machen und mit Henning Meyer von L.O.S. zusammenzuarbeiten. „Ich hab dort an einem Samstag angerufen und direkt einen Rückruf bekommen, da habe ich gedacht: Der hat sein Büro offenbar in Ordnung“, sagt Kruse.
Ein paar Wochen später war auch Kruses Büro in Ordnung. Zusammen mit Henning Meyer nahmen Kruse und seine mittlerweile gefundene Büro-Mitarbeiterin die Digitalisierung der Dokumentenablage vor. Seitdem wird jedes eingehende Dokument gescannt und liegt dann dank des L.O.S.-Dokumentenmanagement-Systems auf allen Computern, Tablets und Handys jederzeit bereit. „Neulich sprach ich mit Freunden über ein Abrechnungsdetail meiner Stromrechnung. Ich wollte ihnen schwarz auf weiß zeigen, was ich meinte. Über die L.O.S.-Volltextsuche in meinem digitalen Büro fand ich das Dokument in vier Sekunden auf meinem Handy. Meine Freunde waren ziemlich beeindruckt!“
So reibungslos wie jetzt das Dokumentenmanagement über die digitale Ablage läuft, so reibungslos war dessen Implementierung. „Er ist einfach ein Kümmerer“, sagt Paul Kruse über Henning Meyer, „der Kontakt ist direkt und persönlich, der ganze technische Prozess klar und schnell.“ Kruse, der einen Großteil der Kommunikation über sein Smartphone organisiert, ist jetzt schneller und flexibler als vorher – und hat einfach das gute Gefühl, die komplexe Administration seiner Betriebe extrem klar strukturiert zu haben. „Alles ist griffbereit, das ist ein Riesenvorteil. Mit der browserbasierten L.O.S.-Dokumentenmanagement-Software habe ich mein Büro jetzt immer dabei.“