Aufbewahrungs­pflicht im papierlosen Büro: So geht es einfach und richtig.

Gerade in der Landwirtschaft ist die digitale Ablage von Dokumenten wie Lieferscheinen, Policen, Verträgen und mehr eine echte Arbeitserleichterung. Doch wie steht es um die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen? Darf man jedes gescannte Dokument einfach so in den Papierkorb werfen oder muss weiterhin alles aufbewahrt werden? Wir klären auf, welche Regelungen der Gesetzgeber vorsieht und geben anschließend eine Empfehlung ab, mit der Sie in Sachen Aufbewahrungspflicht garantiert sicher und einfach fahren.

Digitale Ablage und Aufbewahrungsfristen: Das sagt der Gesetzgeber.

In Deutschland wird die Aufbewahrungsfrist von Dokumenten in der Abgabenordnung und im Handelsgesetzbuch geregelt. Je nach Art des Dokuments gilt eine Frist von sechs oder zehn Jahren. Die zehnjährige Aufbewahrungsfrist gilt z.B. für Buchungsbelege, Gehaltslisten, Inventare, Kontoauszüge, Jahresabschlüsse oder Rechnungen. Briefe, E-Mails, Lieferscheine, Mahnungen und Zollbelege müssen hingegen nur sechs Jahre aufbewahrt werden. Ob es sich dabei um eine digitale Ablage für Ihren Landwirtschaftsbetrieb handelt oder eine in Papierform, ist völlig egal: Die Aufbewahrungsfristen sind für beide gleich.

Welche Dokumente benötige ich nicht mehr in Papierform?

Eins vorweg: Auch wenn Sie mit der browserbasierten Dokumentenmanagement Software von L.O.S. ein papierfreies Büro in der Landwirtschaft betreiben, so müssen bestimmte Dokumente immer auch in Papierform vorliegen. Dazu gehören z.B. Eröffnungsbilanzen, Jahres- und Konzernabschlüsse, Zollanmeldungen, aber auch notarielle Urkunden und Verträge. Was Sie nicht zwingend in Papierform benötigen, sind Auftragsbestätigungen, Bestellungen, E-Mails, Geschäftsbriefe, Mahnungen, Personalakten und Rechnungen.

Digitale Ablage in der Landwirtschaft: Unserer Empfehlung zur Aufbewahrungspflicht.

Wenn Sie sich für ein papierloses Büro in der Landwirtschaft entscheiden, dann wollen Sie vor allem eins: eine Arbeitserleichterung. Deshalb hier unsere Empfehlung, wie es mit der digitalen Ablage am besten läuft. Legen Sie Ihre Papier-Dokumente nach dem Einscannen einfach chronologisch in einer Kiste ab, die Sie dann irgendwo sicher verwahren. So sparen Sie sich das mühselige und zeitaufwändige Abheften in Ordnern und sind trotzdem immer auf der sicheren Seite, falls z.B. ein Steuerprüfer doch mal das Original in Papierform sehen möchte. Übrigens: Ihre Originale finden Sie dank der L.O.S. Dokumentenmanagement Software auch ganz schnell wieder. Ein Blick in die Software zeigt Ihnen das Ablagedatum und durch die chronologische Aufbewahrung in der Kiste haben Sie Ihr gesuchtes Dokument sofort zur Hand.

Für alle anderen Fälle haben Sie durch die browserbasierte Dokumentenmanagement Software von L.O.S. jederzeit und auf jedem Endgerät Zugriff auf Ihre digitalen Unterlagen. Ganz egal, ob es 1.500 oder 15.000 sind, dank des datenbankbasierten Systems gibt es keine Performance-Verluste und Sie finden garantiert schnell das, was Sie suchen. Einfacher und sicherer geht es nicht. Falls Sie noch Fragen zur digitalen Ablage mit der browserbasierten Dokumentenmanagement Software von L.O.S. haben, kontaktieren Sie uns gern. Wir helfen Ihnen umgehend weiter!