Als Martin Herger 2013 die Putenfarm von seinem Vater übernahm, wollte er als eine seiner ersten Aktionen das landwirtschaftliche Büro neu strukturieren. Herger setzte sich zum Ziel, Ordnung zu schaffen und seine Bürozeit deutlich zu verringern. Mit 15.000 Mastplätzen und 75 ha Ackerland sowie einer Photovoltaikanlage haben er und sein Team schon genug zu tun, insbesondere, wenn zu Spitzenzeiten die Arbeit von vielen Aushilfen buchhalterisch korrekt dokumentiert und abgerechnet werden muss. Zudem bedeutet eine Hofübergabe zwischen Vater und Sohn immer einen Neuanfang – und genau der sollte auch im Büro stattfinden.
Vom digitalen Büro mit dem L.O.S.-System las er in einer Fachzeitschrift. Ein erster Anruf war vielversprechend, und schon bald stand Henning Meyer persönlich auf dem Hof. Das war 2014 – das Angebot von L.O.S. beschränkte sich noch auf eine physische Ablage sowie eine Software mit PDF-Struktur. Doch schon diese Lösung half Herger, obwohl er den Umgang mit dem neuen Dokumentenmanagement-System erst etwas ungewöhnlich fand. „Alles war plötzlich ganz anders, das war komisch“, erinnert er sich, „aber auf der anderen Seite wollte ich ja genau das haben: dass da einer mal professionell Ordnung schafft.“
Inzwischen ist Herger auch den zweiten Schritt gegangen und hat komplett auf das digitale Büro umgestellt. Ein logischer Schritt, findet er. „In Zukunft wird ja allein aus Umweltschutzgründen alles mehr und mehr papierlos werden – das kommt mir sehr richtig vor.“ Mit der digitalen Ablage hat Herger sein Ziel erreicht und seine Bürozeit um etwa zwei Drittel reduziert. „Natürlich ist das auch ein Kostenfaktor, und der eine oder andere wird sagen, das spar ich mir lieber. Aber für mich lohnt sich das – ich bin jetzt hundertprozentig organisiert. Wenn zum Beispiel spontan eine Betriebskontrolle kommt, habe ich alles am Start.“ Das war auch neulich bei einem Notartermin der Fall, als Martin Herger schnell seine Steuernummer brauchte – früher wäre das eine Stresssituation gewesen, jetzt war die Nummer über die Volltextsuche im Handy binnen weniger Sekunden da. „Ist ein gutes Gefühl, sein digitales Büro immer dabei zu haben“, bestätigt er, „das schafft Platz im Kopf.“