Auf dem Freeks Hoff im niedersächsischen Rosengarten (vor den Toren Hamburgs) ist es wie bei so vielen landwirtschaftlichen Betrieben. Was als klassischer Bauernhof begann, wurde spätestens mit dem Bau einer Biogasanlage buchhalterisch komplex und nicht mehr ganz so leicht zu händeln. Wohl hatte die (Schwieger-)Mutter der jetzigen Inhaber Joachim und Stefanie ein eigenes Ablagesystem entwickelt, doch nur sie selbst fand sich in ihm zurecht. Die neue Biogasanlagen-Firma führte schließlich zu zwei mit Ordnern vollgestellten Räumen, in denen eine Orientierung immer schwieriger wurde.
Ein örtlicher Berater empfahl dem Ehepaar Becker vor einigen Jahren die Zusammenarbeit mit Henning Meyer. Das war vor dem digitalen Zeitalter der L.O.S.-Geschichte; die neue Struktur für den Freeks Hoff kam in Form von bunten Ordnern. „Ich konnte der Logik des Ablagesystems ehrlich gesagt nicht in jedem Detail folgen“, sagt Stefanie Becker, „aber es war in sich stimmig und klar – das war ein großer Fortschritt für uns.“ Wer das Büro eines landwirtschaftlichen Betriebes strukturieren will, kann Privates nicht von Geschäftlichem teilen. Deshalb gibt es im Ablagesystem der Familie Becker nicht nur je einen Reiter für den Hof und die Biogasanlage. Es gibt auch je einen für die fünf Ehrenämter, die Joachim Becker bekleidet. Und auch die Kinder und deren Dokumente (zum Beispiel die Schulzeugnisse) sind hier abgelegt. Einmal gescannt, werden die Dokumente von dem L.O.S.-Team in Verden den jeweiligen Kategorien digital zugeordnet.
Zwei Vorteile des – mittlerweile natürlich digitalisierten – L.O.S.-Dokumentenmanagement-Systems möchte Stefanie Becker unterstreichen. Erstens die direkte Verbindung zur digitalen Buchhaltung. Die entsprechende Software-Firma kommt aus Verden und kooperiert öfters mit Henning Meyer. Über entsprechende Schnittstellen gelangen Rechnungen, Belege und sonstige steuerrechtlich relevante Dokumente direkt in die Buchführung der Landwirtschaft und stehen auch dem Steuerberater dank der digitalen Ablage zur Verfügung. Kein zusätzliches Scannen oder Verschicken — Ablage und Bereitstellung geschehen im selben Augenblick.
Der zweite Vorteil: Stefanie Becker kann hinterlegte Dokumente direkt aus der browserbasierten L.O.S.-Dokumentenmanagement-Software versenden. „Das fand ich vorher sehr nervig – ich musste das Dokument erst suchen, dann kompliziert einscannen, wobei oft Dateien herauskamen, die zu groß für eine E-Mail waren. Ich bin froh, dass das vorbei ist."
„Wir haben hier zweieinhalb Bürokräfte in Teilzeit – da muss es für den Umgang mit den Dokumenten klare Regeln geben, sonst findet sich niemand zurecht.“ Und auch das gibt Stefanie Becker gern zu: „Es mag sein, dass man mit einer sehr großen Disziplin und viel Zeit für die Büroarbeit ein solches Ablagesystem auch selbst hinbekommt. Aber wir haben diese Zeit nicht, und wir sind auch keine leidenschaftlichen Büroarbeiter – wir kümmern uns lieber um unsere Erdbeeren. Wir brauchten da ein bisschen Erziehung.“